Wynajem mieszkania w Łodzi a obowiązek świadectwa

Wynajmowanie mieszkania wiąże się nie tylko z przygotowaniem umowy i protokołu zdawczo-odbiorczego. W określonych przepisami przypadkach właściciel powinien również dysponować świadectwem charakterystyki energetycznej, które opisuje energetyczne właściwości lokalu. Obowiązek ten wynika z ustawy o charakterystyce energetycznej budynków i obowiązuje w całej Polsce, a więc również w Łodzi.

Przy zawarciu umowy najmu najemcy przekazuje się kopię świadectwa otrzymanego w postaci papierowej albo wydruk świadectwa przekazanego właścicielowi w postaci elektronicznej. Najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania tego dokumentu.

Nie należy przy tym powielać informacji, że obowiązek dotyczący wynajmu pojawił się dopiero 28 kwietnia 2023 r. Ministerstwo Rozwoju i Technologii wyjaśnia, że obowiązek przekazywania świadectw przy sprzedaży i najmie funkcjonuje w obecnej ustawie od 2015 r., a wcześniej odpowiednie regulacje obowiązywały w Prawie budowlanym od 2009 r.

Czy świadectwo energetyczne jest obowiązkowe przy wynajmie mieszkania w Łodzi?

Co do zasady tak. Ustawa wskazuje wprost, że właściciel lub zarządca budynku albo jego części, a także określone osoby posiadające prawa do lokalu, przekazują najemcy odpowiedni dokument przy zawarciu umowy najmu.

W przypadku najmu nie przekazuje się jednak najemcy oryginalnego papierowego świadectwa na takich samych zasadach jak dokument przy sprzedaży. Przepisy precyzują, że najemca otrzymuje kopię świadectwa przekazanego właścicielowi w postaci papierowej albo wydruk świadectwa przekazanego w postaci elektronicznej.

Tabela nr 1. Świadectwo energetyczne przy wynajmie mieszkania w Łodzi

Właściciel powinien więc zainteresować się dokumentem przed podpisaniem umowy, a nie dopiero wtedy, gdy lokator już mieszka w lokalu.

Kiedy trzeba przekazać świadectwo najemcy?

Ustawa wskazuje konkretny moment – przy zawarciu umowy najmu. Nie należy więc traktować świadectwa jako dokumentu, który można bez znaczenia dla obowiązku ustawowego przekazać dopiero kilka tygodni po podpisaniu umowy.

W tym miejscu widoczna jest różnica między sprzedażą a wynajmem. Przy sprzedaży świadectwo przekazuje się nabywcy przy sporządzaniu aktu notarialnego. Przy najmie nie ma aktu notarialnego wymaganego tylko z powodu świadectwa – odpowiednią kopię lub wydruk przekazuje się przy zawieraniu umowy najmu.

Dlatego najwygodniej przygotować dokument razem z umową i pozostałymi materiałami dotyczącymi lokalu.

Świadectwo energetyczne przy wynajmie – obowiązki właściciela mieszkania

Czy najemca może zrezygnować ze świadectwa energetycznego?

Nie. Ustawa jednoznacznie wskazuje, że najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania odpowiednio kopii albo wydruku świadectwa.

Nie powinno się więc wprowadzać do umowy postanowienia, zgodnie z którym lokator świadomie rezygnuje z dokumentu i w ten sposób zwalnia właściciela z ustawowego obowiązku.

Nawet jeżeli najemca nie jest zainteresowany wskaźnikami energetycznymi lokalu, nie zmienia to zasad określonych przez ustawodawcę.

Czy trzeba oddawać najemcy oryginał świadectwa?

Nie. To jedna z istotnych różnic pomiędzy sprzedażą a wynajmem.

Przy umowie najmu ustawa wymaga przekazania kopii świadectwa, jeżeli właściciel otrzymał je w postaci papierowej, albo wydruku świadectwa, jeśli zostało przekazane w postaci elektronicznej.

Dzięki temu właściciel zachowuje swój dokument i może korzystać z niego również później, o ile świadectwo pozostaje ważne i odpowiada aktualnej charakterystyce energetycznej nieruchomości.

Czy przy każdej zmianie najemcy trzeba wykonać nowe świadectwo?

Nie ma takiej zasady. Sam fakt zakończenia jednej umowy i zawarcia kolejnej nie powoduje automatycznej utraty ważności istniejącego świadectwa.

Świadectwo jest co do zasady ważne przez 10 lat od dnia jego sporządzenia. Może jednak stracić ważność wcześniej, jeżeli wskutek robót budowlano-instalacyjnych zmieni się charakterystyka energetyczna budynku lub jego części.

Jeżeli więc właściciel posiada nadal ważne świadectwo i od jego sporządzenia nie nastąpiły zmiany powodujące utratę ważności, nie musi wykonywać kolejnego dokumentu wyłącznie dlatego, że w mieszkaniu pojawia się nowy najemca. Powinien natomiast przekazać nowemu najemcy wymaganą kopię lub wydruk przy zawarciu nowej umowy.

Czy świadectwo jest potrzebne już w ogłoszeniu o wynajmie?

Trzeba rozróżnić samo przekazanie dokumentu od informacji publikowanych w ofercie.

Jeżeli dla mieszkania lub budynku zostało już sporządzone świadectwo charakterystyki energetycznej, w ogłoszeniu lub reklamie dotyczącej najmu należy podać wskazane w ustawie dane dotyczące charakterystyki energetycznej.

Obejmują one m.in. wskaźniki rocznego zapotrzebowania na energię użytkową (EU), końcową (EK) i nieodnawialną energię pierwotną (EP), udział odnawialnych źródeł energii w rocznym zapotrzebowaniu na energię końcową oraz jednostkową wielkość emisji CO₂.

W praktyce świadectwo może być więc potrzebne właścicielowi nie tylko w chwili podpisywania umowy, ale również do prawidłowego przygotowania parametrów oferty najmu, jeżeli dokument został już sporządzony.

Czy świadectwo jest wymagane przy najmie krótkoterminowym?

Tutaj należy zachować większą precyzję niż w wielu uproszczonych poradnikach internetowych. Ministerstwo wyjaśnia, że przepisy nie uzależniają obowiązku przekazania świadectwa wyłącznie od długości umowy najmu. Jeżeli rzeczywiście zawierana jest umowa najmu budynku lub jego części, długość tej umowy sama w sobie nie wyłącza obowiązku.

Jednocześnie ustawa przewiduje określone wyjątki. Oficjalne wyjaśnienia wskazują m.in. na budynki mieszkalne przeznaczone do użytkowania nie dłużej niż 4 miesiące w roku, objęte ustawowym wyłączeniem.

Nie powinno się więc stosować prostego hasła „każdy najem krótkoterminowy wymaga świadectwa” bez sprawdzenia charakteru obiektu i podstawy prawnej konkretnego przypadku.

Czy aneks do umowy najmu oznacza konieczność przekazania nowego świadectwa?

Nie można automatycznie uznać każdego aneksu za nową umowę najmu wymagającą wykonania kolejnego świadectwa. Ustawa wiąże obowiązek z zawarciem umowy najmu, natomiast nie ustanawia odrębnej generalnej zasady, według której każda zmiana czynszu, okresu obowiązywania czy innego postanowienia w drodze aneksu wymaga sporządzenia nowego dokumentu.

Co więcej, samo podpisanie aneksu nie powoduje utraty ważności dotychczasowego świadectwa.

Nowy dokument może być potrzebny z innych powodów – np. jeżeli poprzedni utracił ważność wskutek upływu okresu obowiązywania albo zmian charakterystyki energetycznej nieruchomości.

Okres ważności świadectwa wykorzystywanego przy wynajmie mieszkania

Czy przy wynajmie pokoju potrzebne jest osobne świadectwo?

Przepisy odnoszą się również do umowy najmu części budynku. Ustawa stanowi, że w przypadku zawarcia umowy najmu części budynku przekazywane świadectwo dotyczy części budynku albo lokalu będących przedmiotem umowy.

Nie należy jednak wyciągać z tego automatycznego wniosku, że każdy wynajmowany pokój musi posiadać osobne świadectwo sporządzone wyłącznie dla tego pomieszczenia. Zakres dokumentu trzeba ocenić w odniesieniu do konkretnego przedmiotu najmu i zasad sporządzania świadectw dla części budynków.

W przypadku nietypowego sposobu wynajmu bezpieczniej ustalić zakres dokumentu z osobą posiadającą uprawnienia do sporządzania świadectw.

Czy najemca otrzymuje świadectwo w wersji elektronicznej?

Właściciel może otrzymać od osoby sporządzającej świadectwo dokument w postaci elektronicznej. Taka wersja musi spełniać określone wymogi – zawierać numer nadany w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków oraz właściwy podpis elektroniczny osoby uprawnionej. Ministerstwo potwierdza możliwość sporządzania świadectw zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Przy najmie ustawa mówi jednak konkretnie o wydruku świadectwa przekazanego w postaci elektronicznej.

Dlatego w artykule dotyczącym najmu warto posługiwać się właśnie takim sformułowaniem zamiast ogólnego stwierdzenia, że właściciel „wysyła najemcy PDF”.

Kto powinien zlecić wykonanie świadectwa przed wynajmem?

Oficjalne wytyczne wskazują, że sporządzenie świadectwa w przypadku sprzedaży lub najmu zleca przede wszystkim właściciel lub zarządca budynku. W określonych sytuacjach obowiązek może dotyczyć również osoby posiadającej spółdzielcze własnościowe albo lokatorskie prawo do lokalu.

Dokument musi przygotować osoba posiadająca wymagane uprawnienia i wpisana do wykazu osób uprawnionych w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków.

Przed zleceniem warto przygotować dane dotyczące m.in. powierzchni lokalu, ogrzewania, przygotowania ciepłej wody, wentylacji, okien i dostępnych informacji o izolacji. Pozwala to wykonawcy przejść sprawniej do obliczeń.

Jak długo można wykorzystywać świadectwo przy kolejnych umowach najmu?

Co do zasady świadectwo zachowuje ważność przez 10 lat od dnia sporządzenia, chyba że wcześniej dojdzie do robót budowlano-instalacyjnych zmieniających charakterystykę energetyczną nieruchomości.

W praktyce jeden prawidłowy i aktualny dokument może więc służyć przy kolejnych umowach najmu przez dłuższy czas. Nie ma potrzeby wykonywania nowego świadectwa co rok ani przy każdej zmianie lokatora tylko dlatego, że podpisywana jest kolejna umowa.

Trzeba jednak kontrolować zarówno termin ważności, jak i zmiany techniczne w mieszkaniu. Wymiana źródła ogrzewania, istotna wymiana okien czy termomodernizacja mogą sprawić, że wcześniejsze świadectwo przestanie odpowiadać aktualnemu stanowi energetycznemu nieruchomości.

Jak przygotować mieszkanie w Łodzi do wynajmu pod kątem świadectwa?

Najpierw należy sprawdzić, czy dla lokalu istnieje już świadectwo charakterystyki energetycznej. Jeżeli tak, warto zweryfikować datę jego sporządzenia oraz to, czy od tego czasu nie przeprowadzono robót wpływających na charakterystykę energetyczną.

Jeżeli aktualnego dokumentu nie ma, należy zlecić jego sporządzenie osobie uprawnionej. Przygotowanie świadectwa może wymagać informacji o powierzchni, źródle ogrzewania, ciepłej wodzie, wentylacji, oknach, izolacji oraz dostępnej dokumentacji technicznej.

Po otrzymaniu świadectwa właściciel powinien zachować właściwy dokument dla siebie, a przy zawieraniu umowy przekazać najemcy kopię wersji papierowej albo wydruk wersji elektronicznej. Najemca nie może skutecznie zrezygnować z tego prawa.

Najważniejsza reguła jest więc prosta: świadectwo należy przygotować przed zawarciem umowy, sprawdzić jego aktualność i przekazać najemcy w formie wymaganej przez ustawę. Dzięki temu obowiązek związany z charakterystyką energetyczną zostaje uwzględniony już na etapie przygotowania mieszkania do wynajmu.